Iratrendezés: iratrendezők, mappák, genotherm, archiválás

Iratrendezés lépésről lépésre

Egy jól szervezett irodában bármelyik irat perceken belül előkereshető. Ehhez nem bonyolult rendszer kell, hanem következetes eszközválasztás: más kellék való a napi munkához, a polcon tárolt, aktív ügyekhez és a lezárt, megőrzendő iratokhoz. Az iratrendezés kategóriában mindhárom szinthez talál megoldást.

Napi munka: mappák és genothermek

A folyamatban lévő ügyek irataihoz a mappák a legpraktikusabbak: gumis, patentos vagy gyorsfűzős kivitelben könnyen magával viheti őket egy tárgyalásra. A genotherm átlátszó tasakjában a lap lyukasztás nélkül is lefűzhető, és védve van a gyűrődéstől, a kávéfolttól.

Aktív irattár: iratrendezők és gyűrűskönyvek

Az iratrendező az irodai polc alapdarabja. Karos mechanikája több száz lyukasztott lapot tart, a gerinccímkén pedig messziről látszik, mi van benne. Ahol a lapokat gyakran forgatják, például ügyfélanyagoknál, oktatási segédleteknél, a gyűrűskönyv kényelmesebb, mert könnyebben lapozható. A tartalom tagolásához színes, számozott vagy abc-s elválasztólapokat használjon.

Archívum: archiváló dobozok

A lezárt évek iratait felesleges drága iratrendezőkben tartani. Az archiváló doboz olcsóbb, kevesebb helyet foglal, és porvédett. A számviteli bizonylatokat a jogszabály szerint legalább 8 évig meg kell őrizni, ezért a dobozok feliratozására érdemes figyelmet fordítani: év, irattípus, ügyfél vagy partner szerint.

Mire figyeljen a vásárlásnál?

• Kapacitás: az iratrendező gerincszélessége és a genotherm vastagsága határozza meg, mennyi lap fér el bennük.
• Anyag: a karton olcsóbb és újrahasznosítható, a polipropilén (PP) borítás vízálló és tartósabb.
• Méret: az A4 a szabvány, de A5-ös és fekvő változatok is léteznek. Az elválasztólap, a genotherm és az iratrendező méretét hangolja össze.
• Szín: színkóddal (például évenként vagy osztályonként más színnel) gyorsabb a keresés.

Új irattári rendszer bevezetésekor érdemes egyszerre beszerezni az összes kelléket ugyanabból a sorozatból, mert így a színek, a gerinccímkék és a méretek egységesek lesznek, és a polc első ránézésre is rendezett marad. A lefűzéshez szükséges lyukasztót és a feliratozáshoz való írószert más kategóriákban, a jelölőcímkéket a papíráru között találja.

Gyakori kérdések

Mennyi ideig kell megőrizni a céges iratokat?

A számviteli bizonylatokat legalább 8 évig. Más iratokra eltérő szabályok vonatkozhatnak, ezért erről érdemes könyvelőjével egyeztetnie.

Iratrendező vagy gyűrűskönyv?

Nagy mennyiségű, ritkán lapozott iratnál az iratrendező, gyakran forgatott, kisebb terjedelmű anyagnál a gyűrűskönyv a jobb.

Lehet újrahasznosítani a régi iratrendezőket?

Igen, a gerinccímke cseréjével. Ha a mechanika már laza vagy a karton elvált a fémsíntől, érdemes újra cserélni.